「會議宿醉」是甚麼？改善開會流程，避免團隊出現疲態

較早前《哈佛商業評論》( Harvard Business Review）發表的調查發現,員工參加完無效會議後，出現了「會議宿醉」效應，狀態包括工作投入度低、不想與同事互動，嚴重者甚至將對開會的不滿情緒往同事身上發洩，影響團隊合作。全球三大管理諮詢公司表示，企業如想杜絕「會議宿醉」，必先了解導致問題的痛點，包括：會議目的籠統不清晰、討論離題、次數頻密且過於冗長、與會者欠缺有效互動、以及會議主持人缺乏控場能力。針對這五大毛病，顧問逐一提出解決方法，以防「會議宿醉」，令開會從此變成改善績效之神助手，而非專搞破壞的殺手。

專家表示，明確的會議主軸相當重要，建議在議程內製成具體而可量化的目標，譬如表明是次會議目的在於「提出 2 至 3 個新產品上市的促銷方案」，而不僅是籠統地交代「為新品上市展開腦力激盪」。專家認為，由於後者的描述未夠具體，令討論範圍變得較廣泛，以致容易在共商方案時，太過天馬行空，使討論沒完沒了，反而有礙開會效率。所以，如要會議目標一目了然，會議發起人應從「5W」着手，做好一切事前準備。

「Why」即舉行會議之目的，亦是「5W」的核心所在，如上文所述，會議議程的陳述要具體，切忌模稜兩可。「When」在於就討論事項預設時間長度，例如由同事 A 以 15 分鐘時間交代專案最新進度，同事 B 用 20 分鐘概述推廣新產品之建議。這樣將可避免議程冗長，有開會時間，散會卻遙遙無期。「Where」、「Who」及「What」則分別表示開會地點、參與會議的人、以及各項有待討論的議題。

不想會議變成吹水大會，清晰的議程，及為每個議程項目設定時間限制，是最基本的應對方法。換言之，會議召集人有必要讓團隊明白，開會前的準備工夫一點都不能少，必須按照會議主題預備好所需資料。另外，各人對自己在會上所擔當的角色要一清二楚，這樣便不會導致發言時東拉西扯，失焦又離題，令人「會議宿醉」，浪費大家時間。

有研究顯示，人類的專注力一般只能持續在 90 分鐘，之後就會大幅下降，所以公司如習慣進行會議馬拉松，團隊的專注力只會有降無升。若然開會次數頻密，加上資訊過多，與會者的大腦便會產生疲勞效應，令處事時的注意力及靈敏度插水，影響工作效率。所以，主持會議的人，既要鼓勵所有參與者積極發言，也要提醒大家遵守發言時間，務求取得適當平衡。

開會時參與者如果只能飾演聽眾角色，一味被動地聽取報告，沒有任何互動、發表意見機會，大腦便會開始啟動「待命模式」，不再去積極思考，漸而覺得開會令人無聊、無存在感。為免出現這類狀況，英國管理諮詢公司 That People Thing 首席執行官 Blaire Palmer 建議簡化會議流程，刪減不必要的環節，例如冗長而乏味的匯報。她提醒企業管理者千萬別將會議室變為日常與團隊溝通之地方，也不要讓員工去當毫無互動可言的旁聽者，設法一起實現工作目標，才是管理者應做的事。

一場有效的會議，是能夠透過與會者的對話，創造出有意義的方案，幫助公司向前推進。所以主持會議的人必須邏輯清晰，擁有迅速歸納訊息之能力，有效率地立下實際而可行的結論。如想會議氣氛保持和諧，求取共識，專家認為主持人需適時運用以下兩大說話技巧：

開會各抒己見時，主持人對講者的建議作出評論，可能會令對方不悅，所以評論時宜附上數據、具權威性的資訊和市調等，作為參考，以表明不認同對方之觀點，是基於客觀因素，完全對事不對人，以免之後陷入情緒性發言,影響會議質素。

當團隊在會上提出論述，主持人可言簡意賅地提出「為甚麼？」來找出原因，再用「然後呢？」來追尋結果。發問時，謹記是「提問」，不是「質問」、「審問」，否則，會議便難以達致預期目的。