「Task Masking」是甚麼？透過有效對話改善職場「扮」工文化

扮工其實並非 Z 世代進入職場後才有的現象，有調查指接近 50% 管理者表示，員工扮忙是長久以來的常見問題，近期之所以引來大家談論,，是因為不少公司陸續要求在家工作的員工，重回辦公室上班，這對於過去幾年習慣 Work From Home 的 Z 世代來說，回到辦公室於主管領導下奮鬥的傳統做法，不僅無助於提高效率，並會造成壓力和疲憊感。

為了反抗這種他們認為倒退、不合時宜的上班制度，公事公「扮」（Task Masking）便成為了「Z 世代辦公室新生存法則」，而教大家怎樣扮忙、偷懶的影片，更在社交平台廣泛流傳。Gen Z 員工強調，裝忙絕非存心偷懶之手段，他們只不過想透過「扮工」，以示對公司硬性上班規定的不滿。於是，有人會經常抱着電腦，在辦公室內一副行色匆匆模樣；有人用 word 檔扮打報告，還故意用力敲鍵盤，營造他們非常繁忙的錯覺；亦有人用 Teams 跟同事閒聊半日，總之各出奇招。

面對這種情形，企管專家表示，公司如以監控方式去阻止問題，例如用軟件追蹤員工使用電腦的一舉一動，甚至透過佔用感測器（Occupancy Sensor），記錄員工的座位使用率，可能會適得其反，進一步減低團隊對公司的信任度及工作熱情。專家認為，企業若然想從根源解決員工的扮工問題，就要嘗試從以下 3 大步驟着手，從而建立一支有熱誠、具向心力的跨世代工作團隊。

企業首要做的，是與員工好好溝通，讓他們理解重返辦公室的必要性；與此同時，搞清楚員工的扮工動機，然後共同討論如何解決這些問題。一般來說，主管和部屬的觀點，難免有一定分歧，所以溝通時，主管切勿在一時半刻，強求團隊跟自己的想法可以一致，單方面的游說，甚至從上而下地向員工施壓，都絕非解決問題的有效方法。對話時，管理者與團隊應保持對等關係，讓員工感到公司關心的是他們在職場之成長，而不是一面倒指責他們扮工。所以，在整個溝通過程，主管宜以提問方式，引導隊員思考問題癥結，並同時聽取對方觀點，才可逐步幫助隊員作出改善，最終徹底改變公事公「扮」的行為。

在對話的下半部，可繼續以 coaching 式的提問，讓員工對未來職涯發展有更明確的方向。專家指出，當一個人擁有清晰的期望與目標時，才會對工作產生自主動力，激發出真正「想要這麼做」的心理狀態。因此，主管要盡量鼓勵員工發表己見，然後協助他們設定一個「能夠轉換為行動方案的目標」。例如，具體列出本年度最想達成的工作成果，或者職場歷練目標、想接受甚麼培訓以突破現狀等。主管接收訊息之後，可根據員工需要安排適當的發展機會，落實執行計劃，並定期作出檢討，以免行動偏離原有的目標軌道。當中的重點是要讓員工感到他們所做的，並不是公司的規定或要求，亦非約定俗成，人有我有，照辦煮碗。當隊員的目標既清晰，並且能與企業的願景一致時，工作效率、積極向上的辦公文化，自然緊隨其後。

不少職場心理學研究指出，當人完成一件工作後，尤其能夠應付難度較高的挑戰，大腦又即時獲得獎勵的話，將有效激發他們的進取心，往後便會自動自發，把任務變成「我想要做」的事。所以企管專家提示，如員工能按照計劃，令目標漸見眉目，公司應予以適當的激勵與認可，來增加員工的做事動力。但作出獎勵時，企業需留意，物質上的激勵並非長遠之策，要驅使員工發自內心努力工作，就要讓大腦感受到，企業對員工的關愛，不是空口講白話，公司只是「管理」員工而非「控制」。那麼，團隊的辦事能力，而非扮事本領，可望隨着工作經驗與日俱增。