如何避免職場「時間饑荒」？改變管理政策有助提升效率

當職場出現「時間饑荒」，顧名思義，表示員工的時間永遠不夠用，待辦事項長又長。究其原因，企管專家發現未必關乎僱員工作能力或「拖延症」，而是管理層做了以下 3 件事，令團隊陷入時間饑餓危機之中。

建基於突破、革新的大局思維(Think Big)，對員工及公司之成長，往往是一股強大推動力，正如提出這思考法的 David J. Schwartz 博士所言：「當想着很小的目標，便只會獲得很小成就；如想着遠大的目標，就會有偉大的成就。」然而，企業主管設定目標、KPI 時，若矯枉過正，無視實際執行時的情況，便如同要求團隊將天上星星摘下來，到最後只是白費大家的心機、時間，不僅會增加員工壓力，亦無助於企業發展。

企管專家建議，即使主管很想帶着部屬尋求突破，亦不能過於理想化，將「夢想」和「實際目標」混為一談，應透過有效溝通，與隊員一起訂出既具挑戰性、又可以實現的目標，然後循序漸進地向前走；情形就好比首次參加馬拉松的跑手，要到達終點，不是不顧一切向前衝，而是要根據自身的體能條件，按步就班操練。如想真正達標，資源分配、隊員之間的分工協調、績效導向(Performance Driven)的企業文化，亦即清晰、公平的績效考核制度等，亦相當重要。單憑大局思維不足以成事；若然目標「超離地」的話，更會磨滅員工意志，引致時間饑餓恐慌。

哈佛商學院研究顯示，超過 7 成打工仔認為開會是沒有效率的作為，65% 受訪者覺得開會妨礙他們完成手頭工作，不僅是「效率殺手」，也是「時間殺手」。企管顧問進行的職場調查發現，開會的痛點通常在於：會議太多太密太冗長、不到題、不着邊際⋯⋯專家提示，不想怨聲載道，召開會議的主管必須注意以下 3 大重點。

有些管理人員會突然靈光一閃，想向團隊分享其新觀點，或者發現銷情下跌，希望部屬第一時間出謀獻策，於是召開即興會議。但由於開這類大會前，與會者沒有足夠時間作任何準備，以致臨場提出的企劃建議，很多時都只是泛泛而談，結果變成召開會議者的個人 Ted Talks，高談闊論過後，具體解決方案欠奉，白白消耗了大家的時間和資源。

亞馬遜 (Amazon.com) 其中一個開會方式，很值得其他企業參詳。在會議一開始，就設定 3W 目標，即「做甚麼、由誰做、何時做」，會議結束後，團隊不僅有具體的方向可循，分工範圍亦一目了然。當大家不用再花時間從紛雜的意見中找端倪，整體的工作效率自然快步提升。

會議後以「跟進」形式了解及督促團隊的工作進度，可以代替重複而冗長的會議，避免剝奪員工的工作時間，耽誤工序。

主管日理萬機，的確有可能忘了自己之前所下的指令，然而決策經常翻來覆去，下屬就等如白做。況且推倒重來，需要的時間和心力並非高層所想的：「沒有甚麼大不了。」一旦有改動，其實變相在加重下屬工作量，所以有多項職場調查顯示，朝令夕改的上司，一直高踞「最討厭主管行為」排行榜的三甲位置。

可是，新決定如果是因應市場環境有變，是為了公司利益而做則又作別論。變動雖無可厚非，然而主管還是應檢討一下，之前下決定時是否因為考量不夠周全、分析不夠深入，而造成決策反覆，為團隊帶來不便？作為企業管理層，應要有承認自己不足之勇氣，才可以身作則，建立開明的團隊文化，令公司上下不斷進步。