企業攪不懂會議成本會虧本？管理層必學3大「斷捨離」原則

日本傳奇性創業家金川顯教在他的近作《會賺錢的人，說話永遠二選一》提到，每家公司對每項營運項 目，例如招聘、採購、物流等，都會作出很透徹的成本分析，卻甚少有人會去計算開一次會的成本，他表示， 其實只要將與會者的時薪，乘以開會時間，就知成本是多少；如是者，這個會議是否合乎企業成本效益（Cost Effectiveness）亦一目了然。

他以一個10人 會議為例，假如參與者包括：部長 1 名、課長 1 名、主任 2 名、普通職員 6 名；部長的時薪是 5,000 日圓、課長的時薪 3,500 日圓、主任 2,500 日圓、一般職員 2,000 日圓，會議為時 1 小時，即這場會議的成本總共 25,500 日圓（約港幣 1,800 元）； 若然會後的定案無 法令公司產生超過 25,500 日圓利益的話，即代表開這個會其實是在燒銀紙，令公司虧本。 當明白到開會也有成本，負責召開會議的人，就應從成本效益出發，為公司定立出真正具建設性的開會。當明白到開會也有成本，負責召開會議的人，就應從成本效益出發，為公司定立出真正具建設性的開會文化，而不是那些簽到式的「陪聽陪坐」例行大會。

為了令會議符合成本效益，避免浪費人力資源，不 少企業巨頭，包括Elon Musk及Amazon.com創辦人Jeff Bezos，在需要舉行會議時，都有其一套以「斷捨離」 為依歸的原則，值得管理層斟酌。

有關注意廣度（Attention Span）的研究報告顯示，一個成年人的專注力，一般只維持在 30 分鐘，換言之，會議能在這段時間內完成，最為理想，否則，亦最好以 1 小時為上限。 為免會議冗長，令疲累的大腦不停追問：「這場會議到底何時才結束？」HBO 團隊每次開會時，都會設一個計時器，提醒發言者長話短說，交代重點。這種將時間管理（Time Management）觀念帶入會議室的做法， 可大為減少與會者將議題東拉西扯，甚至離題的問題。 當會議內容充滿養分時，團隊自然會將全副精神集中在 Agenda，不那麼容易分心；另外，大家亦不會因開會時間長又長，而耽誤了應要處理的工作。

另一個和時間相關的會議安排，是將開會時間留待下午 3 時之後。根據團隊協作管理平台 Redbooth 發表的調查所示，上班族生產力的高峰黃金時段，是中午之前，之後工作效率會逐漸下降，在下午 5 時左右開始， 並有劇跌現象。 因此，習慣早上開會的企業，不妨改為下班前開， 好處是可善用員工戰鬥力最強的早上時段，加快工作步伐，爭取績效。 另外，由於 「準時下班、不想 OT」是人之常情， 為免影響 Me Time 的量，在下班前一、兩小時開會， 會議節奏自然較為明快，不會拖延症發作，久而久之， 就可練就出「 1 小時內完成一個有建設性會議」的開會新文化。

很多人都深信「人多好辦事」，但這似乎不適用 於一場有建設性的會議。美國史丹福大學（Stanford University）曾就開會人數與效能高低，進行研究，結果發現，如想令一個決策型會議（Decision-Making Meeting）達致高效能目標，讓與會者有充足時間表達己見，以及消化其他人的意見，人數應介乎 6 至 8 人，如超過這數目，將影響交流質素。

這一種「會議人數貴精不貴多」的企業管理智 慧，除獲 Elon Musk 以行動支持，Amazon.com 創辦人 Jeff Bezos 也是同道中人，他一直認為，人數多的會議難以令團隊盡情發表見解，不利於公司決策，所以他在任 CEO 時，提出了「兩個披薩原則」（The Two-Pizza Rule），認為不論開會抑或工作小組，人數應以「足夠 讓大家吃得飽的 2 個 Pizzas」為標準，因為他認為，當 會議超出這個人數的話，只會你一言我一語，難以控制時間成本，拖慢議程，對工作效率及生產力會構成負面影響。唯有將精簡的開會文化變成公司文化，才會對推動企業及團隊向前，有更大助力。