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「AI 新員工」成職場新趨勢 4招發揮人機協作最大成效
- 10 Sep 2024
自從生成式人工智能在近年取得突破性發展，如何管理「AI 新員工」，已成為企業優先考量事宜。有企管專家形容，引入人工智能為公司創造更高價值、增加競爭優勢，已是一條不可 U-turn 的路。Microsoft 與 LinkedIn 最近共同發佈的《2024 年工作趨勢指數》年度報告，已開宗明義指出：「AI 已融入職場大局，現時的挑戰是如何善用 AI。」而在轉型的過程中，領導層的開放態度、策略性指揮，與員工的參與積極度息息相通。因此企業應盡早制定策略，以迎接這場職場變革。
全球 7 成以上企業，已經吸納 AI「智囊團」管理諮詢公司麥肯錫的最新研究指出，2024 年全球企業的 AI 使用率已由 2023 年約 66% 遞升至 72%，生成式 AI 的應用量更增加一倍。在香港，較早前公佈的《香港智能應用程式業界調查 2024》顯示，多達 85% 港企正在或計劃採用 AI 來提升工作效率。由此可見，人工智能經已逐漸融入日常工作之中，成為企業發展不可或缺的「智囊團」。面對這些「AI 新員工」，該如何管理亦正是公司領導層的當務之急。
新趨勢下，不少學者及企管顧問也陸續提出不同的解決方案，美國加州大學聖芭芭拉分校科技管理教授 Paul Leonardi 更將其設計的「STEP」框架，於 10 家知識密集型公司展開為期 3 年的實戰試驗，以助員工善用新技術，發揮 AI 潛能，讓員工及公司同步增值。
根據 Leonardi 教授的理論，組成「STEP」的 4 大元素包括：劃分任務 (Segmenting)、轉換任務 (Transitioning)、培育技能 (Educating)及績效表現 (Performance)。只要管理層能就這框架作出適當支援，便能發揮人機協作的最大成效，幫助企業邁向 AI 轉型新時代。
一、劃分工作
由於至今沒有一個人工智能，可以執行一位員工的所有職務，所以教授認為，主管宜先與團隊合力劃清，「AI 同事」應擔當甚麼類型職務，以便各司其職。至於任務類型，則大致可分為 3 類：AI 可自動化執行的任務、AI 可協助員工執行的任務及 AI 無法完成的任務。
分配任務時，企業不能只着眼於優化工作效率，資訊安全問題亦必須考慮周詳，因縱使 AI 完成任務的速度驚人，然而亦同時存在不少資安漏洞。因此，最能一展 AI 員工所長的安排，應先由 AI 快速生成一些相當耗時的工作細節，再由員工覆核其準確及安全性，就可以彼此分工，各盡其才，同時避免員工產生會被 AI 取代之疑慮，影響工作士氣。
二、轉換任務
部署好人機如何分工協作後，員工便可將原有的某些任務交由人工智能「同事」處理，騰出來的時間，就可分配到其他更關鍵的工作上，亦即「任務升級」。譬如，讓生成式 AI 去製作PowerPoint 簡報、資料搜集等它們最拿手的事項，員工則聚焦更深入的市場及競爭對手分析，或深化其他領域的專業知識與技能。當任務能成功升級，「轉換任務」便變相成為持續發展人才的一條管道，這對於僱員和公司來說，都在創造雙贏。
三、培育技能
AI 工具日新月異，企業如想團隊跟這些「新同事」合作無間，便必須為員工提供學習機會，鼓勵他們不斷探索 AI 的「能力」，緊貼其最新轉變，才可保持員工自身及公司的競爭力。根據 Leonardi 教授的研究所示，有機會學習如何執行生成式 AI 工具的員工，離職可能性較諸沒有這類培訓機會的員工少約 30%。由此可見，「培育技能」不單止可加快企業人工智能化的步伐，亦是挽留和吸引人才一大優勢。
四、績效表現
管理層評估績效時，除將焦點集中在生產力、效率等指標，員工能否更快、更準確地使用 AI 完成任務，亦應列入績效管理之列，以便員工能持續改善相關能力，進一步累積實力。此外，為了讓人機協作精益求精，績效評估的周期，可縮短為季度檢討，好讓員工參考過回饋之後，作適當改進。
