3 大問題導致「會議後復原症候群」！主管如何有效提升會議品質

想避免出現「會議後復原症候群」，管理諮詢公司McKinsey & Company指出，控制時間是關鍵，而導致會議耗時過多的原委，通常與以下 3 大問題攸關：

1. 議而不決：

會議一直在拖拖拉拉，未能結束，很多時是因為無法達成共識和決議。針對這個問題，管理顧問提議，主持會議的人可將自己代入「球賽裁判」角色，每次開會，就如一場板球比賽的裁判那樣，在法定時間內，敏捷地分辨出哪些是好球，哪些是壞球；言下之意，主持人在會上要成為果斷的「決策者」(Decider) ，對與會者提出的建議，作出快而準的客觀分析，去蕪存菁，拍板定案，便可制止會議無了期延長，費時又失事。

2. 中途失焦：

最常見的情況，是大家在踴躍發言的過程中，激發出一些議題或意見，然而，內容卻偏離了當下的會議主題。這個時候，主持大局的人便必須指揮若定，將談得臉紅耳赤的新話題暫時放到備忘錄，讓各人盡快言歸正傳，回到正題。

3. 與難題僵持不下：

另一種容易觸發「有開會時間,無散會時間」詬病的常見原因，是當討論到某些較難有結論的議題，又或進行的是「無中生有」的 brainstorming 大會時，大家會在原地打轉，遲遲沒有結論。

如遇上此情形，與其浪費時間在進退兩難局面，主持會議者不如當機立斷，將討論押後，而後根據議程清單，先行處理下一個議題，那麼，團隊便不用消耗光陰在一時三刻難有定案的題目上。有見及此，開會前，一張列好重點的議事清單，十分重要。

因愈來愈多企業意識到，「會議後復原症候群」可以造成員工情緒耗竭，影響工作的專注力，令效率下跌，所以近期有調查指，美國不少企業已不再花海量時間在一些純粹交流資訊、匯報工作進度的會議上，相關資訊只會透過共用的雲端文件分享，以免浪費公司和職員的時間成本。

雖然「精簡會議」甚至「不開會」的文化愈來愈受關注，不過，當企業需要尋求策略性解決方案，要作出決策時，仍是要利用會議集思廣益。McKinsey & Company表示，其實要令會議不淪為阻礙員工工作、白白消耗工時的洪水猛獸，重點是召開及主持會議的人要妥善管理好會議品質；若要提升品質，會議負責人應加緊留意以下要項：

應將重心放在「Who」和「What」，意即當一場會議結束時，要讓所有與會者 (Who) 都清楚下一步行動 (What) 是甚麼，然後分頭行事，向目標前進。

如要做到上述這一點，管理人必須讓大家清楚知道，這場會議的價值，以及自己參加會議的價值；因此，在會議通知中，應有着明確信息：會議主軸是甚麼；及就着議題，每名與會者需要提前準備甚麼。

讓團隊早作充足準備，帶着方案來開會，才可令開會的效率提升，真正做到集思廣益，而不是一個只得主管發表偉論的座談會。

主持會議的主管雖是會議的靈魂人物，卻小心別將之與展現權威看齊，摻入濃烈的本位主義色彩，亦不要令會議變成了team building活動。一個稱職的主持者是懂得善用最短的會議時間，協助團隊達成共識，提高工作效益以及解決問題，從而發揮開會應有的價值。

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