「開會文化」是人生中最浪費時間的活動！職場上開會真的有必要嗎？

日本傳奇性創業家金川顯教在他的近作《會賺錢 的人，說話永遠二選一》提到，每家公司對每項營運項 目，例如招聘、採購、物流等，都會作出很透徹的成本 分析，卻甚少有人會去計算開一次會的成本，他表示， 其實只要將與會者的時薪，乘以開會時間，就知成本是 多少;如是者，這個會議是否合乎企業成本效益(Cost Effectiveness)，亦一目了然。

他以一個10人 會議為例，假如參 與者包括:部長1 名、課長1名、主 任2名、普通職員6 名;部長的時薪是 5,000日圓、課長的 時薪3,500日圓、主 任2,500日圓、一般 職員2,000日圓，會 議為時1小時，即 這場會議的成本總 共25,500日圓(約 港幣1,800元); 若然會後的定案無 法令公司產生超過 25,500日圓利益的話，即代表開這個會其實是在燒銀紙，令公司虧本。 當明白到開會也有成本，負責召開會議的人，就應 從成本效益出發，為公司訂立出真正具建設性的開會文化，而不是那些簽到式的「陪聽陪坐」例行大會。

為了令會議符合成本效益，避免浪費人力資源，不 少企業巨頭，包括Elon Musk及Amazon.com創辦人Jeff Bezos，在需要舉行會議時，都有其一套以「斷捨離」 為依歸的原則，值得管理層斟酌。

有關注意廣度(Attention Span)的研究報告顯示，一個成年人的專注力，一般只維持在30分鐘，換言 之，會議能在這段時間內完成，最為理想，否則，亦最 好以1小時為上限。

為免會議冗長，令疲累的大腦不停追問:「這場會 議到底何時才結束?」HBO團隊每次開會時，都會設一 個計時器，提醒發言者長話短說，交代重點。這種將時 間管理(Time Management)觀念帶入會議室的做法， 可大為減少與會者將議題東拉西扯，甚至離題的問題。 當會議內容充滿養分時，團隊自然會將全副精神集中在 Agenda，不那麼容易分心;另外，大家亦不會因開會 時間長又長，而耽誤了應要處理的工作。

另一個和時間相關的會議安排，是將開會時間留待下午3時之後。根據團隊協作管理平台Redbooth發表 的調查所示，上班族生產力的高峰黃金時段，是中午之 前，之後工作效率會逐漸下降，在下午5時左右開始，並有劇跌現象。 因此，習慣早上開會的企業，不妨改為下班前開，好處是可善用員工戰鬥力最強的早上 時段，加快工作步伐，爭取績效。 另外，由於 「準時下班、不想 OT」是人之常情， 為免影響Me Time 的量，在下班前 一、兩小時開會， 會議節奏自然較為明快，不會拖延症發作，久而久之， 就可練就出「1小時內完成一個有建設性會議」的開會新文化。

很多人都深信「人多好辦事」，但這似乎不適用於一場有建設性的會議。美國史丹福大學(Stanford University)曾就開會人數與效能高低進行研究，結 果發現，如想令一個決策型會議(Decision-Making Meeting)達致高效能目標，讓與會者有充足時間表達 己見，以及消化其他人的意見，人數應介乎6至8人，如 超過這數目，將影響交流質素。

這一種「會議人數貴精不貴多」的企業管理智 慧，除獲Elon Musk以行動支持，Amazon.com創辦人 Jeff Bezos也是同道中人，他一直認為，人數多的會議 難以令團隊盡情發表見解，不利於公司決策，所以他在 任CEO時，提出了「兩個披薩原則」(The Two-Pizza Rule)，認為不論開會抑或工作小組，人數應以「足夠 讓大家吃得飽的2個Pizzas」為標準，因為他認為，當 會議超出這個人數的話，只會你一言我一語，難以控制 時間成本，拖慢議程，對工作效率及生產力會構成負面 影響。惟有將精簡的開會文化變成公司文化，才會對推 動企業及團隊向前，有更大助力。