努力工作、瘋狂 OT 一定有成果?Work Hard 不如 Work Smart
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努力工作、瘋狂 OT 一定有成果?Work Hard 不如 Work Smart
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努力工作、瘋狂 OT 一定有成果?Work Hard 不如 Work Smart

努力工作、瘋狂 OT 一定有成果?Work Hard 不如 Work Smart
by Emmy Wong@Subport
by Emmy Wong@Subport
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對打工仔來說,勤力和醒目哪樣較重要?你以為勤力會讓你平步青雲,可能只會令你跌入窮忙的困局。其實我們可以利用大腦的運作機制,來幫助我們在最少壓力的狀態下完成工作,今時今日,Work Smart 比 Work Hard 更重要。

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先整理後開工

要工作更有效率要從整理開始,整理的包括枱面、電腦桌面,將所有東西清楚歸類,就可省卻找東西的時間。另外,亦要投資時間來定立一些樣本(template),如在電郵中加入不同版本的回複樣本,以後要答相同問題,只需按一鍵完成,或是只需按樣本填上所需資料,比起由頭再做,快捷得多。

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為何建立有效率的工作習慣那麼重要?因為我們的大腦其實有個省力的機制,當你重複一個習慣,便會自動在腦中建立廻路,讓你在下次進行同樣工作時進入全自動模式。正如你學識打字後,不用再看鍵盤亦能自動運作一樣。與其浪費時間找東找西,不如由建立有效的工作習慣開始。

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以腦力來分配工作

你會怎樣來分配一天的工作,按死線還是難度?有沒有想過可以用所需的腦力來分配。要知道我們大腦的不同區域會用於處理不同的資訊,長時間使用同一區域,會容易感到疲累,反而拖慢工作進度。

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例如花一朝在寫計劃書,會用到我們涉及文字的區域,若要你之後仍要繼續處理有關文字的工作,會令大腦吃不消,反而這時可加插一些不需太花腦力的工作,例如收拾文件、影印等工作,讓腦袋放空一下,會更有效率完成所有工作。

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請將手機放在櫃桶

無法專心可能是工作緩慢的主因,現在是資訊時代,就算返工也可接收大量資訊,而手機就是重要渠道,不想突然閃出的通知或是短訊成為阻你收工的障礙,就要將手機放在遠離你視線範圍的地方。

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曾經進行一個科學研究,發現當人一被其他事物所分心後,平均需花23 分鐘才能再重回專注狀態,所以要專心工作盡早收工,就要排除一切會讓你分心的事。

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調整工作心態

為何他跟我實力不相伯仲,但卻可以平步青雲,而自己則一直陷入工作困局中呢?原來工作不止與能力有關,心態才是關鍵。心理學有個理論叫戰鬥或逃跑反應(fight-or-flight response),假設明天有一個重要的會議,你要負責一個報告,當你將這工作解讀為助你提升工作地位的機會,大腦便會分泌出助你戰鬥的荷爾蒙,讓你志氣高昂,更有力量去準備明天的會議。

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相反,若你認為明天的會議是一件難行的任務,大腦則會分泌出壓力荷爾蒙,讓你感到焦慮,反而拖慢你的工作進度。因此你對工作的解讀,成為了你能否有效完成的關鍵,既然只是一個想法,何不從好的方面去想呢?

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分拆目標減少壓力

要開始一個大計劃,你會否先訂立每天目標呢?不少人訂目標就是限定自己幾時完成,看日期做人的結果是拖延及壓力。心理學家發現人有高估自己能力的傾向,往往以為自己可以在短時間內完成有難度的事。例如要在一星期後提交計劃書,由於這工作略有難度,若你計劃自己要在一天內完成,反而激發壓力荷爾蒙分泌,讓你有逃避及拖延的念頭,而成為巨大壓力。

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不想拖延發生,最有效方法就是將目標拆細,每天完成一個部份,這樣在心理上可以將要一次完成的壓力,變成每天達標的滿足感,這種正向強化(positive reinforcement),會讓你有信心完成工作,並可減少因趕時間而出現的低級錯誤,不想死線成為你的壓力,就要聰明地計劃工作目標。

Graphic by Jun Chong

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